Polisi Gwrthdaro Buddiannau

Y Ddraig Goch Mae Pickleball Ltd ( Pickleball Wales) wedi ymrwymo i’r safon uchaf posibl o ddidwylledd, cywirdeb ac atebolrwydd yn ogystal â chynnal ein busnes mewn modd sy’n sicrhau nad yw barn busnes a phenderfyniadau yn cael eu dylanwadu gan fuddiannau personol gormodol.

Cydnabyddir ei bod yn naturiol i wrthdaro buddiannau ddigwydd, ond bod angen eu nodi a’u rheoli’n effeithiol o fewn sefydliad fel Y Ddraig Goch Pickleball Ltd .

Mae’r Polisi Gwrthdaro Buddiannau hwn yn ceisio cyfyngu ar y posibilrwydd a/neu’r cyfle i unigolyn mewn rôl uwch o fewn y sefydliad (naill ai staff y Bwrdd neu staff cyflogedig) i fanteisio ar ei swydd ee dylanwadu ar ganlyniad penderfyniad er ei fudd.

Mae’r polisi hwn yn egluro’r egwyddorion a’r rheolau perthnasol ar gyfer atal neu reoli gwrthdaro buddiannau a sut y caiff egwyddorion a rheolau o’r fath eu gweithredu.

Mae gan aelodau bwrdd Y Ddraig Goch Pickleball Ltd rwymedigaeth i weithredu er lles gorau’r sefydliad a’r gamp, yn unol â’r cyfansoddiad.

Mae’r polisi hwn yn egluro safbwynt Y Ddraig Goch Pickleball Ltd ynghylch gwrthdaro a gwrthdaro buddiannau posibl a all godi yn ystod ein busnes. Mae hefyd yn fodd i godi ymwybyddiaeth gyda’r holl gydweithwyr am wrthdaro ac i roi arweiniad ar sut i’w rheoli fel y gall cydweithwyr weithredu er lles gorau’r sefydliad a’r gamp yn gyffredinol.

Nod y polisi hwn yw amddiffyn y sefydliad a’r unigolion dan sylw rhag unrhyw ymddangosiad neu gyhuddiad o amhriodoldeb.

Gall gwrthdaro buddiannau godi pan fydd buddiannau a/neu deyrngarwch personol, teuluol neu fusnes unigolyn yn gwrthdaro â rhai Y Ddraig Goch Pickleball Ltd .

Gallai enghreifftiau gynnwys (ond heb fod yn gyfyngedig i):

• Dyfarnu contract i sefydliad y mae gan yr unigolyn fuddiant ariannol neu gysylltiad personol ag ef
• Ymwneud personol neu fusnes â sefydliadau sy’n tynnu oddi ar nodau Y Ddraig Goch Pickleball Ltd.
• Cysylltiad personol neu deulu agos â sefydliad sy’n ceisio cael contract neu fusnes gyda Y Ddraig Goch Pickleball Ltd ac rydych chi’n ymwneud â phrisio neu osod y contract.

Mae gan wrthdaro o’r fath y potensial i greu problemau gan gynnwys:

• Atal trafodaeth agored ar bwnc neu fater
• Amharu ar y gallu i weithredu neu feddwl yn wrthrychol
• Yn arwain at ddylanwad, penderfyniadau neu weithredoedd nad ydynt er lles gorau Y Ddraig Goch Pickleball Ltd.
• Mentro’r argraff nad yw Y Ddraig Goch Pickleball Ltd wedi gweithredu’n briodol.

Dylid gofyn i holl aelodau’r Bwrdd ac unrhyw staff cyflogedig sy’n gweithio ar brosiectau allweddol, caffael neu nawdd am ddatganiadau o unrhyw wrthdaro buddiannau o’r cychwyn cyntaf. Dylid gwneud datganiadau ‘dim’ lle nad oes rhai, gyda datganiadau cadarnhaol a negyddol wedi’u cofnodi yn y system berthnasol.

Mae Y Ddraig Goch Pickleball Ltd yn cydnabod y bydd gwrthdaro buddiannau yn codi wrth i ni gyflawni ein busnes. Mae angen i ni allu nodi a rheoli’r gwrthdaro hyn i leihau’r risg o unrhyw ddrwgweithredu gwirioneddol neu ganfyddedig.

Mae’r cyfrifoldeb ar bob un ohonom i ddatgan unrhyw wrthdaro buddiannau gwirioneddol neu bosibl cyn gynted â phosibl. Nid cyfrifoldeb Y Ddraig Goch Pickleball Ltd yw ceisio hyn.

Rydym yn gofyn i aelodau’r Bwrdd ddatgan eu buddiannau, ac unrhyw roddion neu letygarwch a dderbyniwyd mewn cysylltiad â rôl Y Ddraig Goch Pickleball Ltd . Darperir ffurflen Datgan Buddiannau at y diben hwn, sy’n rhestru’r mathau o fuddiant y dylai aelodau eu datgan. Dylid adolygu a diweddaru hyn yn flynyddol.

Bydd y wybodaeth a ddarperir yn cael ei phrosesu yn unol â Pholisi Preifatrwydd Y Ddraig Goch Pickleball Ltd , yn unol â’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol a thu hwnt iddo (a elwir yn gyffredin yn GDPR).

Dim ond i sicrhau bod aelodau’r Bwrdd yn gweithredu er lles gorau’r sefydliad y caiff data ei brosesu, ac ni chaiff ei ddefnyddio at unrhyw ddiben arall.

Mynd i’r afael â gwrthdaro buddiannau yw’r broses o nodi a gweithredu arferion i leihau’r risg cysylltiedig. Ni ddylai aelodau’r Bwrdd fod yn rhan o benderfyniadau sy’n effeithio’n uniongyrchol ar y CRhC ac sy’n ymwneud â chysylltiadau personol, teuluol neu fusnes a’r rhai a allai ddod â budd uniongyrchol i chi neu i’r partïon hynny. Dylech ddatgan eich buddiant cyn gynted â phosibl a thynnu’n ôl o unrhyw drafodaeth ddilynol. Fodd bynnag, gallwch gymryd rhan mewn trafodaethau y gallech elwa’n anuniongyrchol ohonynt, er enghraifft lle mae’r buddion yn gyffredinol i bawb, neu lle mae’ch buddion yn fach iawn.

Os byddwch yn methu â datgan buddiant sy’n hysbys i’r Bwrdd a/neu Gadeirydd y Bwrdd, bydd y Cadeirydd yn datgan y buddiant hwnnw i’r aelodau.

Os bydd yn rhaid i’r Bwrdd benderfynu ar gwestiwn y mae gan aelod o staff y Bwrdd fuddiant ynddo, gwneir pob penderfyniad drwy bleidlais, a bydd angen mwyafrif syml. Rhaid i gworwm fod yn bresennol ar gyfer y drafodaeth a’r penderfyniad, heb y parti â diddordeb.

Ni chaiff aelodau Bwrdd sydd â diddordeb bleidleisio ar faterion sy’n effeithio ar eu buddiannau eu hunain – rhaid iddynt fod yn absennol o’r drafodaeth.

Bydd pob penderfyniad o dan wrthdaro buddiannau yn cael ei gofnodi gan y Bwrdd a’i adrodd yng nghofnodion y cyfarfod. Bydd yr adroddiad yn cofnodi:

• Natur a maint y gwrthdaro
• Trosolwg o’r drafodaeth
• Y camau a gymerwyd i reoli’r gwrthdaro yn effeithiol.

Bydd y Cadeirydd yn mynd i’r afael yn rhagweithiol ac yn rheoli gwrthdaro buddiannau ymhlith y Cyfarwyddwyr.

Os oes gennych wrthdaro buddiannau, ni ddylech fod yn gysylltiedig â rheoli neu fonitro contract y mae gennych fuddiant ynddo. Bydd trefniadau monitro ar gyfer contractau o’r fath yn cynnwys darparu ar gyfer datgelu cytundebau a threfniadau ariannol (ee anfonebau) a therfynu’r contract os bernir bod y berthynas yn anfoddhaol.

Gofynnir i bob aelod newydd a benodir wrth ymuno â’r Ddraig Goch Pickleball Ltd i lenwi ffurflen datgan gwrthdaro buddiannau, a fydd yn cael ei hanfon ymlaen at y Cadeirydd i’w hadolygu a’i chymeradwyo.

Yn ogystal, yn flynyddol, bydd yn ofynnol i bob aelod o’r Bwrdd ac aelod o staff adolygu a diweddaru’r datganiad o fuddiannau sy’n ymwneud â nhw.